🏨🛏️ En el PMS de TodoAlojamiento existen dos maneras de cobrar los folios de alojamiento, y el funcionamiento de cada una depende de la configuración del establecimiento.
Conocer esta diferencia es clave para evitar errores de facturación, duplicación de folios y para elegir el método que mejor se adapte a la operatoria del alojamiento.
¿Dónde se configura el método de cobro?
La configuración se encuentra en:
Establecimiento → Datos → Configuración → PMS
Dentro de este apartado, el sistema permite elegir entre dos métodos de cobro del alojamiento:
Cobro por Check-in
Cobro por Auditoría
🗝️ Cobro por Check-in
Cuando el alojamiento está configurado para cobrar por Check-in, los folios del alojamiento se generan todos juntos en el momento en que el conserje realiza el check-in de la estadía.
Esto implica que:
Al confirmar el check-in, el sistema crea automáticamente todos los folios correspondientes a la estadía completa.
Los folios aparecen disponibles de forma inmediata en la parte inferior de la reserva
Es posible seleccionarlos en conjunto o por día, facturarlos y cobrarlos en un solo paso.
Este método suele utilizarse en alojamientos que trabajan con una facturación directa y sin control diario por auditoría.
🌜 Cobro por Auditoría
Cuando la configuración es por Auditoría, el comportamiento del sistema es diferente.
En este caso:
Al realizar el check-in, no se generan todos los folios juntos.
Los folios del alojamiento se van cargando noche a noche, a medida que avanza la estadía (es decir posteriormente a que se realice la auditoría nocturna)
El control del alojamiento se realiza de forma diaria a través del proceso de auditoría.
Este método es habitual en establecimientos que requieren un seguimiento diario de consumos y cargos.
Facturación anticipada con Auditoría activa
Si el alojamiento tiene activa la configuración por Auditoría, igualmente es posible facturar el total del alojamiento por adelantado.
Para hacerlo, se debe primer crear un folio ficticio para que luego vaya a agregar y se habilite la opción: “Agregar alojamiento restante”
Esta función permite:
Generar todos los folios pendientes antes del check-in.
Seleccionarlos en conjunto.
Facturarlos y cobrarlos de forma anticipada.
Esto es especialmente útil en reservas corporativas, empresas o estadías que requieren facturación previa.
Evitar duplicación de folios
Al utilizar la opción “Agregar alojamiento restante” antes del check-in, el sistema reconoce que esos conceptos ya fueron facturados.
De esta manera:
Al realizar el check-in, los folios no se duplican.
Se mantiene el orden correcto de la facturación.
Se evita generar cargos repetidos sobre la misma estadía.
Ambos métodos permiten cobrar correctamente el alojamiento, pero es fundamental comprender cómo funciona cada uno según la configuración elegida.
Seleccionar el método adecuado y utilizar correctamente las herramientas disponibles ayuda a:
Evitar errores de facturación.
Mantener el control de los folios.
Optimizar la gestión administrativa del alojamiento.