Documentación inicial para la configuración del chatbot hotelero
En TodoAlojamiento, desarrollamos un chatbot hotelero pensado para responder las dudas más frecuentes de los huéspedes, automatizar la comunicación y mejorar la experiencia de cada contacto. Esta guía busca agilizar la configuración inicial del bot, ofreciendo ejemplos listos para usar que pueden personalizarse según cada propiedad.
En principio vamos a necesitar que indiques:
El nombre que tendrá el BOT, para ofrecer transparencia a el cliente sobre su conversación, una inteligencia artificial.
Los medios de comunicación que utilizará el BOT. Los mismos deben ya encontrarse activos en su CRM. (WhatsApp - Instagram Direct- Facebook Messenger)
Los horarios de atención de la recepción (Si el bot va a contestar o no dentro de estos)
Para continuar, este bot se nutre de una base de conocimiento a través de plantillas. Para ello deberán crearlas en el sistema desde el menu CRM > Plantillas.
Es necesario que el nombre de cada plantilla comience con bot_ seguido del tópico correspondiente. Su contenido debe ser lo más claro posible y estar alineado con la lógica de negocio del establecimiento para que el modelado pueda confeccionar la respuesta con el mejor resultado posible.
A continuación, se detallan los tópicos sugeridos:
📌 Tópico sugerido: bot_mascotas
💬 Ejemplo de contenido útil: En {nombre_hotel} recibimos mascotas pequeñas con mucho gusto. Solo pedimos que nos avises con anticipación para poder preparar todo. No cobramos cargo adicional, pero sí solicitamos que estén acompañadas en las áreas comunes y que traigan sus propios elementos (cucha, comedero, etc.). Si necesitas recomendación de un veterinario cercano o pet shop, también te podemos ayudar. ✏️ Variables a personalizar: {nombre_hotel}, {politica_mascotas}, {condiciones_mascotas}
bot_piscina
💬 Ejemplo de contenido útil: Contamos con una pileta climatizada abierta todos los días de {horario_pileta}. Durante el día puede usarse en familia, y a partir de las 18 hs está reservada solo para adultos. Proveemos toallas en el área de spa y hay vestuarios disponibles. En temporada alta puede haber turnos, pero hacemos todo lo posible para que todos disfruten sin restricciones.
✏️ Variables a personalizar: {horario_pileta}, {reglas_uso}
bot_servicios
💬 Ejemplo de contenido útil: En {nombre_hotel} vas a encontrar todo lo necesario para disfrutar tu estadía: spa con sauna y masajes, pileta climatizada cubierta, pileta exterior, gimnasio, restaurante, bar, guardería canina, área de juegos para chicos, cancha de tenis y acceso directo a la playa. Consúltanos si querés usar alguna instalación especial o reservar servicios con anticipación.
✏️ Variables a personalizar: {nombre_hotel}, {lista_servicios}, {servicios_requieren_reserva}
bot_desayuno
💬 Ejemplo de contenido útil: El desayuno buffet está incluido en todas las tarifas y se sirve de {horario_desayuno} en nuestro salón comedor. Ofrecemos opciones para todos los gustos: pastelería casera, frutas frescas, fiambres, cereales, yogures, jugos naturales, café, té y más. También tenemos opciones sin TACC y veganas —solo tenés que avisarnos al momento de reservar. ✏️ Variables a personalizar: {horario_desayuno}, {tipos_desayuno}, {restricciones_alimentarias}
bot_estacionamiento
💬 Ejemplo de contenido útil: {nombre_hotel} cuenta con cocheras cubiertas dentro del predio. El estacionamiento tiene un costo adicional de {precio_estacionamiento} por noche y se reserva con anticipación, ya que los lugares son limitados. También hay cocheras públicas a media cuadra y zonas de estacionamiento libre sobre la calle.
✏️ Variables a personalizar: {precio_estacionamiento}, {ubicacion_estacionamiento}, {disponibilidad}
bot_comida
💬 Ejemplo de contenido útil: Tenemos restaurante propio abierto de {horario_restaurante}. El menú incluye platos regionales, opciones vegetarianas y menú infantil. También ofrecemos servicio a la habitación. Si preferís comer fuera, estamos a pocas cuadras de varias parrillas, pizzerías y cafeterías recomendadas.
✏️ Variables a personalizar: {horario_restaurante}, {tipo_comida}, {servicio_habitacion}
bot_mediodepago
💬 Ejemplo de contenido útil: Podés abonar tu reserva con tarjeta de crédito o débito, transferencia bancaria, Mercado Pago, o efectivo en recepción. Se solicita una seña del {porcentaje_reserva} al momento de confirmar, y el resto puede abonarse hasta el día del check-in. Si necesitas factura A, no hay problema, solo pedimos que nos lo avises al reservar.
✏️ Variables a personalizar: {porcentaje_reserva}, {formas_pago}, {facturacion}
bot_horarios check in check out
💬 Ejemplo de contenido útil: El horario de check-in es a partir de las {horario_checkin}, y el de check-out hasta las {horario_checkout}. Si llegás antes o te vas más tarde, podés dejar tu equipaje en recepción sin cargo. También ofrecemos early check-in o late check-out según disponibilidad, con un costo adicional. ✏️ Variables a personalizar: {horario_checkin}, {horario_checkout}, {early_late_check}
bot_contacto
💬 Ejemplo de contenido útil: Podés comunicarte con nosotros por teléfono, al {teléfono}, por WhatsApp al {whatsapp} o por email escribiendo a {email}. Estamos disponibles todos los días de 8 a 22 hs para ayudarte con lo que necesites.
✏️ Variables a personalizar: {telefono}, {whatsapp}, {email}
bot_ubicacion
💬 Ejemplo de contenido útil: Estamos ubicados en {direccion}, a solo {distancia_playa} de la playa y a pocos minutos del centro. Desde la terminal de ómnibus podés llegar en taxi o caminando si no llevas mucho equipaje. También coordinamos traslados desde el aeropuerto si lo necesitas. ✏️ Variables a personalizar: {dirección}, {distancia_playa}, {indicaciones_llegar}
📏 Nota:
Estos textos están pensados como base para entrenar el modelo del chatbot. Aconsejamos personalizar cada plantilla según las características del hotel, los servicios ofrecidos y el tono de comunicación que quieran transmitir. Las variables encerradas entre llaves son los datos que correspondan según su propiedad.
🧠 Instrucciones del sistema (Prompt de comportamiento del bot hotelero)
Podés definir cómo querés que el bot se comunique, más allá de lo que tiene cargado en su base de conocimiento. (Solicitar al implementador👇)
📋 Prompt sugerido para comportamiento general del bot hotelero:
Actuá como un recepcionista amable y profesional de un hotel argentino. Saludá siempre con entusiasmo, llamando al huésped “bienvenido/a” o “¡hola! ¿cómo estás?”. Respondé con un tono cálido, claro y humano, priorizando la cordialidad y la claridad por sobre la formalidad extrema. Si la respuesta incluye horarios, direcciones o condiciones, presentalos de forma ordenada y fácil de entender. Usá un lenguaje inclusivo pero natural. No respondas como un robot: evitá repetir frases y adaptate al contexto. Si no tenés una respuesta específica, orientá al huésped a que consulte por otro canal de contacto.
✏️ Variables que podés personalizar en el prompt:
Tono del bot: {tono} → Ej: amable, informal, profesional, simpático
Idioma o forma regional: {regionalismo} → Ej: argentino, neutro, chileno, español peninsular
Nivel de detalle: {nivel_detalle} → Ej: conciso, completo, paso a paso
Personalidad del bot: {personalidad} → Ej: cálido y servicial, técnico y directo, alegre y espontáneo
🔄 Personalización continua y lógica de negocio
Todos los ejemplos incluidos en esta documentación tienen como objetivo agilizar la primera configuración del chatbot, facilitando la carga inicial de contenidos y el diseño de su comportamiento general.
Sin embargo, entendemos que cada hotel tiene sus propias particularidades, procesos y estilo de atención. Por eso, esta guía debe ser considerada como un punto de partida, no como una configuración final.
🛠️ Durante la fase de prueba —y una vez que el bot esté activo—, vamos a acompañar al cliente para:
Verificar si las herramientas del bot se adaptan correctamente a su lógica de negocio
Ajustar el tono y las respuestas del bot en función del perfil del huésped típico y el estilo del hotel.
Crear nuevas plantillas personalizadas en la base de conocimiento si aparecen consultas recurrentes no contempladas inicialmente.
Analizar conversaciones reales para detectar oportunidades de mejora, automatización o enriquecimiento de respuestas.
💡 Nuestro enfoque es progresivo: cuanto más interactúe el bot, más afinada será su performance. La personalización no se termina con la configuración inicial, sino que se mantiene viva y ajustable.
📆 Periodo de prueba y entrenamiento.
Trabajamos con un periodo de prueba de 15 días para que puedan evaluar el funcionamiento del chatbot en un entorno real. Deberán indicarnos los números de teléfono desde los cuales se va a realizar la prueba para poder habilitarlos correctamente.
En cuanto finalice el período de prueba, se activará el bot para todo el público.
📌 Entrenamiento del chatbot
Esta etapa es fundamental para validar el comportamiento del bot y ajustar su respuesta a los flujos reales de conversación. Durante el período de prueba es clave interactuar con el chatbot simulando situaciones típicas o, mejor aún, reutilizando conversaciones reales. Esto nos permite detectar si alguna plantilla falta, está mal configurada o no es lo suficientemente clara. Gran parte de los errores son solucionados a través del ajuste de plantillas.
También es una excelente oportunidad para identificar si hay flujos que cambiaron desde la última implementación, o si el bot no está respondiendo del modo esperado. En esos casos, se podrán hacer las correcciones necesarias o incluso crear nuevas plantillas que cubran esos escenarios.
Cuanto más se interactúe con el bot durante este período, más robusto y alineado quedará con los objetivos del negocio. Por eso, recomendamos que participen usuarios reales o miembros del equipo que conozcan bien las preguntas frecuentes y los procesos clave.
🧪 Sugerencias de pruebas
Durante el entrenamiento recomendamos probar las siguientes consultas para evaluar cómo responde el bot y detectar posibles ajustes:
Cotización: Simular una solicitud de precios o presupuestos.
Ubicación: Consultar la dirección o cómo llegar.
Horarios: Preguntar días y horarios de atención.
Características: Indagar sobre productos, servicios o detalles específicos.
Imágenes: Solicitar fotos o contenido visual.
Audios: Enviar mensajes de voz y verificar la respuesta del bot.
Promociones: Preguntar por ofertas, descuentos o beneficios vigentes.
La variedad y repetición de estas pruebas ayudan a cubrir los escenarios más frecuentes y garantizan que el bot esté preparado para responder de forma clara, útil y alineada con la comunicación esperada.